#Mentor_Sharing: Khi báo cáo đẹp mà giải pháp “không chạm đúng nỗi đau” – Bài học cho BA

Trong nhiều dự án chuyển đổi số, không ít lần chúng ta thấy báo cáo yêu cầu chi tiết, hệ thống vận hành ổn, nhưng cuối cùng người dùng vẫn chưa thật sự hài lòng, và giải pháp chưa mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp. Đây là tình huống phổ biến mà nhiều Business Analyst (BA) gặp phải, đặc biệt khi chưa nhìn sâu vào mục tiêu chiến lược và giá trị kinh doanh của dự án.

Trong chủ đề này, hãy lắng nghe những chia sẻ của Mentor Nguyễn Xuân Bình, Giám đốc Sản phẩm tại VNPT-IT, với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ, quản lý sản phẩm và trực tiếp tham gia nhiều dự án chuyển đổi số quy mô lớn. Hiện anh cũng đang là mentor các khóa ôn thi chứng chỉ quốc tế CCBA/CBAP tại Mentora, từng chứng kiến và trải qua nhiều trường hợp điển hình, từ những dự án tưởng như hoàn hảo nhưng kết quả lại chưa đạt kỳ vọng.

Đây là những kinh nghiệm xương máu, trực tiếp từ anh Bình – dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và các bài học quan trọng mà mọi BA nên nắm vững – để không chỉ hoàn thành báo cáo, mà còn tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp và người dùng, đồng thời chuẩn bị vững chắc cho kỳ thi CCBA/CBAP.

Bài học từ dự án chuyển đổi số thực tế

Cách đây vài năm, tôi tham gia một dự án chuyển đổi số nội bộ của một doanh nghiệp lớn. Dự án được đầu tư ngân sách tốt, Ban lãnh đạo hoàn toàn ủng hộ, và đội kỹ thuật rất mạnh. Trên lý thuyết, dự án có tất cả các điều kiện để thành công. Tuy nhiên, kết quả ban đầu lại không đạt kỳ vọng: hệ thống chạy ổn định, nhưng người dùng cuối vẫn chưa thật sự hài lòng.

Điều này dẫn đến một nhận thức quan trọng đối với mọi BA: đôi khi chúng ta quá tập trung vào “requirements” mà quên mất “business value” và sự tương tác liên tục với stakeholder. Một bản mô tả yêu cầu chi tiết không đảm bảo rằng giải pháp đó thực sự giải quyết vấn đề!

Cầu nối giữa Strategy Analysis và Solution Evaluation

Khi đối diện thực tế này, tôi phải lùi lại để đánh giá lại toàn bộ quá trình phân tích:

  • Mục tiêu chiến lược của dự án là gì?
  • Giải pháp hiện tại có đo lường được tác động thực tế với mục tiêu đó không?

Đây chính là cầu nối giữa Strategy Analysis và Solution Evaluation trong BABOK, một phần quan trọng mà nhiều học viên ôn CCBA thường bỏ qua.

  • Strategy Analysis giúp BA phân tích hiện trạng, nhận diện vấn đề cốt lõi, và định nghĩa trạng thái tương lai phù hợp với mục tiêu tổ chức.
  • Solution Evaluation đảm bảo rằng giải pháp triển khai thực sự tạo ra giá trị, mang lại tác động đo lường được và cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Hiểu được mối quan hệ này giúp BA không chỉ hoàn thành báo cáo yêu cầu, mà còn thực sự tạo ra giá trị cho người dùng và doanh nghiệp.

Lời khuyên dành cho các bạn BA 2-3 năm kinh nghiệm

Dựa trên trải nghiệm thực tế, tôi muốn nhắn nhủ các BA có kinh nghiệm 2-3 năm rằng:

  • Hiểu mục tiêu dự án trước khi phân tích yêu cầu: Không chỉ quan tâm “cần làm gì”, mà phải biết “tại sao dự án tồn tại” và giải pháp này giải quyết vấn đề gì.
  • Luôn đặt câu hỏi về giá trị: Khi phân tích yêu cầu, hãy tự hỏi: “Điều này mang lại giá trị gì cho người dùng hoặc doanh nghiệp?”
  • Thách thức giả định một cách chuyên nghiệp: Đừng ngại đưa ra các câu hỏi phản biện để đảm bảo giải pháp đúng trọng tâm, đồng thời thể hiện năng lực BA thực sự.
  • Liên tục giao tiếp với stakeholder: Việc trao đổi, xác nhận, và điều chỉnh yêu cầu theo phản hồi thực tế giúp tăng khả năng thành công của dự án.

Những bước tưởng chừng cơ bản này lại là điểm mấu chốt giúp BA nâng cao hiệu quả công việc và chuẩn bị tốt cho kỳ thi CCBA/CBAP, nơi case-study thường kiểm tra không chỉ kiến thức lý thuyết mà còn khả năng tư duy giải quyết vấn đề thực tế.

Chia sẻ với các bạn đang tìm hiểu thi chứng chỉ CCBA/ CBAP

Đối với những bạn đang tìm hiểu và chuẩn bị cho kỳ thi CCBA/CBAP, việc nắm chắc lý thuyết BABOK thôi là chưa đủ. Kỳ thi không chỉ đánh giá kiến thức mà còn kiểm tra cách tư duy và khả năng ứng dụng vào tình huống thực tế thông qua các case-study. Một BA chỉ học lý thuyết mà không liên hệ với kinh nghiệm thực tế sẽ dễ gặp khó khăn khi áp dụng, đồng thời kiến thức cũng khó được ghi nhớ lâu dài.

Từ kinh nghiệm cá nhân và nhiều học viên tôi đã hướng dẫn, để chinh phục CCBA/CBAP hiệu quả, cần chú ý các điểm sau:

  • Đọc BABOK đều đặn mỗi ngày: Ghi chú các thuật ngữ, keyword quan trọng và chủ động ánh xạ các ví dụ thực tế từ dự án bạn từng tham gia với lý thuyết trong sách. Việc này giúp kiến thức không chỉ nằm trên giấy mà trở thành kinh nghiệm sống động, dễ nhớ và dễ áp dụng.
  • Luyện tập case-study thường xuyên: Thực hành giải các tình huống giả lập hàng ngày sẽ giúp củng cố kiến thức, rèn luyện kỹ năng phân tích và đưa ra giải pháp một cách logic, đồng thời chuẩn bị tâm thế để đối diện các tình huống bất ngờ trong kỳ thi.
  • Học theo nhóm hoặc có mentor hỗ trợ: Việc trao đổi cùng đồng nghiệp hoặc học viên khác giúp mở rộng góc nhìn, phát hiện điểm chưa hiểu rõ, đồng thời rút ngắn thời gian học. Mentor với kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp bạn tập trung vào những kiến thức trọng yếu, hướng dẫn cách tư duy chuẩn quốc tế và chia sẻ bí quyết vượt qua kỳ thi.

Thực hành đúng phương pháp, liên kết lý thuyết với kinh nghiệm thực tế, và được hướng dẫn bài bản sẽ giúp bạn tự tin hơn, nhớ lâu hơn và đạt kết quả cao trong kỳ thi CCBA/CBAP, đồng thời nâng cao năng lực thực tế trong công việc hàng ngày.

Xem thêm khóa học: Ôn thi chứng chỉ quốc tế IIBA – CCBA

Trở thành một Business Analyst xuất sắc không chỉ là nắm chắc lý thuyết, mà là biết vận dụng kiến thức vào thực tế để tạo ra giá trị thực sự. Một bản báo cáo đẹp chưa đủ; giải pháp phải đúng trọng tâm và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cũng như người dùng.

Đối với các bạn đang chuẩn bị thi CCBA/CBAP, hãy nhớ:

  • Liên hệ lý thuyết BABOK với kinh nghiệm thực tế.
  • Đặt giá trị và mục tiêu chiến lược làm trung tâm trong phân tích.
  • Thường xuyên luyện case-study và nhận phản hồi từ mentor hoặc nhóm học.

Chỉ khi đó, kiến thức của bạn mới thực sự bền vững, và chứng chỉ CCBA sẽ trở thành bằng chứng năng lực đầy sức nặng trong sự nghiệp BA của bạn.